第６回　移転準備から移転まで

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移転準備

移転準備は意外と大変。事務所移転の準備は大きなところでは以下になります。

・解約予告と現状回復
現オフィスの解約をオーナーに届出ます。通常3～6ヶ月前には解約予告をオーナーに文書で届け出る契約になっているはずなので契約書を確認すること。解約の時期と新事務所入居の時期に長期間重複があるとダブルで賃料が発生するので無駄である。また、現状回復した状態で退去することを義務付けているケースが多いので、現状回復工事の期間には現事務所を明け渡さなくてはならない。そのため、現事務所には解約ギリギリまで入居できるわけでないことも理解したい。また、現状回復はオーナーの指定業者で行うことが多い。

・引越業者の選定
オフィス移転日が決まったら引越業者を選定したい。価格で選ぶのなら一括見積りサイトが便利。

・内装・電話・電気・ＯＡ機器（ＬＡＮ）
移転先の内装・電話・電気工事を担当する業者に相談したい。これらの業者はオーナーの指定業者であることも多いので事前に確認しておく必要がある。オフィス仲介の会社から業者を紹介してもらうこともできる。

・移転案内状作成
移転の10日位前には移転先の連絡先を取引先に通知したい。通常は葉書や封書で行うが、業界によってはメールでも可。移転直前になって連絡すると取引先の社内手続きに迷惑がかかったり、移転祝を移転当日に配達できなくなるので取引先が困ってしまう。

・取引業者へ連絡
移転案内と重複する部分もあるが、取引先に連絡先が変更になる旨を伝えなくてはならない。特に顧客への連絡は重要。その他、電話会社、リース会社、金融機関、加入団体等にも連絡すること。

・内装工事、電気工事、電話工事などは、オーナー指定業者で施工しなくてはならない場合も多いので、予めチェックしておきたい。

移転

・具体的な移転日はオーナーに相談して決めます。通常は業務に支障の出にくい休日に行います。年間の移転の3分の1が集中する3月中旬から4月初旬にかけては特に注意が必要。

・事務所移転の際は、ビルの養生をしっかり行うよう引越業者に伝えましょう。また、引越しで破損した備品は引越業者に修理か取り換えを依頼できます。

・電話・ＦＡＸ・インターネットはビジネスにおける大切な通信手段なので、開通をしっかり確かめておく必要があります。

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